ライセンス版からOffice 365に移行（導入）するメリットとデメリット

きたむ（wakajps）です。

ライセンス版などからOffice 365を導入するときに考えたいのが「Office 365を導入、またはOffice 365に切り替えたらどんな恩恵・メリットがあるのか」ということ。

メリットだけではなくデメリットになる部分もあるので、これもしっかり確認しておくとよいです。

私自身も自分の組織で導入検討するにあたって、詳しくメリット・デメリットを洗い出しました。せっかくなので、この記事で調べた結果を書き記していきます。

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Office 365を導入する（切り替える）メリット

どこでも仕事ができるようになる

Office 365はクラウド（インターネット）上で動作するので、場所を問わず作業することが可能になります。

リモートワーク、支店がわかれていたり、業務出張が多い場合に効果を発揮。

コラボレーション（同時編集）が容易

みんなで共有したいスプレッドシート、プレゼンテーションを同時に編集することができます。

リアルタイムで変更箇所が反映されるので、プロジェクト業務にも向いています。

ファイル共有も容易なので、いちいちメールでファイルを送る手間が省くことができるので業務の効率化に役立ちます。

いつでも最新バージョンを使用可能

組織に置かれているソフトウェアのバージョンが異なると互換性があわずトラブルになるケースもあります。

Office 365は、常時インターネットに接続されているので、常に最新のバージョンが提供されます。

セキュリティ機能

機密情報等のファイルを保護するため、セキュリティコントロールすることが可能。許可なく情報にアクセスされるのを防ぎます。

Office 365を導入する（切り替える）デメリット

インターネットが使えない場合、不都合が出る可能性

インターネットを使うことでメリットがある一方で、インターネットが使えない状況に陥ると満足に機能を使うことができなくなる恐れがあります。

特に、Web版のワード、エクセル、そして、クラウドで稼働しているExchange、OneDrive、Lyncに影響がでるとのことです。

サブスクリプションベース（定額固定料金）

新しいバージョンがリリースされたかどうかや、実際にユーザーがどれくらい使用したかに関わらず、定額のコストが発生します。

ラインビジネスアプリケーションとの互換性

常に最新のバージョンのOfficeプログラムにアクセスできるというメリットの一方、基幹業務アプリケーションが常に互換性があるとは限りません。

アップグレードする前に、重要なアプリケーションとの互換性を確認しておく必要があります。

機能の変更に対応する必要性

常に最新のバージョンにアクセスできるメリットがありつつ、Office 365の機能は頻繁に変更されるため、操作を覚えたりするのに苦労する可能性があります。

まとめ

以上、ライセンス版からOffice 365に移行（導入）するメリットとデメリットをまとめました。

コストだけではなく、現行の運用と照らし合わせて、課題を洗い出し、そのうえで検討するのがポイントだと思います。

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以上、きたむ（wakajps）でした。